Bättre Affärer
Sök
Avbryt
Meny

Så får du kontroll över inboxen

1 år sedan

För de flesta av oss är mailen en central del i vårt digitala informationsflöde. Men hur många kan säga att de har ett tillfredställande sätt att hantera den aldrig sinande mailfloden? En teknik är den så kallade ”inbox zero”.

Inbox zero är en teknik som utvecklats av produktivitetsexperten Merlin Mann och går ut på att alla mail i inboxen ska hanteras så att inboxen är tom när du stänger mailprogrammet. Detta för att du inte ska missa några viktiga mail, svara på mail i rätt ordning och inom rimlig tid – och slippa bli galen under en dignande inbox.

Men hur gör man då? Här är några tips på hur det går att nå inbox zero-nirvana och öka produktiviteten både i och utanför inboxen.

1. Gå i mailkonkurs Det här kanske låter hårt, men om du har en inbox med tusentals olästa mail så kommer det helt enkelt att ta för lång tid att gå igenom allt. Då är det bättre att arkivera alla mail i en mapp och börja om från noll. Eller ta en helg och plöj inboxen. Om du har psyket för det.

2. Sluta kolla mailen Kolla den i alla fall inte hela tiden. Att ha mailprogrammet igång och få push-notiser hela tiden gör att du tappar ditt flow oftare och i slutändan spenderar mer tid i inboxen än vad som krävs. Avsätt tid i kalendern för att gå igenom mailen, förslagsvis på morgonen, kring lunch och innan hemgång. Resten av tiden bör du ha mailprogrammet avstängt. Det ger dig en känsla av kontroll och övrig tid kan du fokusera på annat.

3. Ta bort, delegera, svara, skjut upp eller gör Merlin Mann ger fem val för varje mail. Ta bort alla mail du vet att du inte behöver. Delegera det som någon annan gör bättre. Tar svaret mindre än två minuter? Svara nu. Tar det längre än så eller behövs input från någon annan? Arkivera mailet i ”behöver åtgärd”-mappen och beta av dessa vid förutbestämda tidpunkter under dagen.

4. Rensa ut tidstjuvarna Prenumererar du på en massa e-postlistor? Det kan vara nyhetsbrev, reklamutskick, mail från företag du handlat av eller uppdateringar från sociala medier. Förmodligen behöver du inte alla prenumerationer, särskilt inte på jobbmailen. Scrolla längst ner i mailet, klicka på ”unsubscribe”, andas ut.

5. Skicka bättre mail Korta och tydliga mail går snabbare att gå igenom och agera på. Vi är olika bra på att uttrycka oss i skrift, men det finns några enkla regler att ha i åtanke. Ämnesraden i ditt mail ska vara rakt på sak. Undvik vaga formuleringar som ”En grej jag tänkte på” eller ”Har du sett det här?”. Ett mail = ett projekt. Eller ännu hellre; ett ärende. Mail som innehåller frågor och kommentarer om olika projekt i samma mail tar längre tid att svara på och det blir svårare att följa mailtråden i efterhand.

6. Skicka färre mail Mail passar inte för all typ av kommunikation och idag finns massor av alternativ som är bättre. Ska ditt team diskutera något för att komma fram till ett beslut? Eller kanske bolla idéer och skisser? Använd Slack, Basecamp eller någon av alla de andra samarbets- och meddelandeplattformar som finns på marknaden idag. Där är det dessutom lättare att dela upp kommunikationen mellan olika projekt och arbetsgrupper.