Bättre Affärer
Sök
Avbryt
Meny

Molntjänster och skugg-it

2 år sedan

intro medium

Det är fredag eftermiddag och du bara måste få iväg en brådskande fil som är för stor för att bifogas i ett mail. Och då gör du som hemma; du skickar den via en överföringstjänst online. Enkelt, smidigt. Alla (gissar jag) har gjort det någon gång – skickat filer via gratistjänster som till exempel Sprend–  ett sätt att lösa ett problem utan att behöva gå via it-avdelningen. Men du har också i samma sekund skapat det som kallas för ”skugg-it”.

Skugg-it är de system och tjänster som en medarbetare själv har valt att använda, utan att de har fått ett aktivt godkännande av arbetsgivaren. Och i och med möjligheterna med molntjänster och BYOD, kan det vålla stort huvudbry på it-avdelningarna.

Säkerhetsrisker
Idag förväntar vi oss att jobblösningar ska vara lika smarta och enkla som de lösningar vi själva använder på fritiden. Är det inte så väljer många att, som ovan, göra som man gör privat. Resultatet blir en spretig flora av tjänster som används inom företaget.

Detta kan innebära bekymmer för it-avdelningen i form av svårhanterlig support och inte minst säkerhetsrisker. När data flödar på ett okontrollerat sätt öppnas det förstås möjligheter för någon obehörig att komma över affärskritisk information. Dessutom finns det en risk för att skadlig mjukvara eller korrupta filer kommer in i företagets system.

Inte bara nackdelar?
Fenomenet går inte att blunda för, speciellt inte nu när allt fler tjänster blir tillgängliga i molnet. Dessutom håller ju gränsen mellan arbete och fritid på att luckras upp på flera sätt; vi är inte bundna av att sitta på kontoret att jobba eller hålla oss till kontorstider.

Skugg-it kan därför på sätt och vis tyckas vara en naturlig, parallell utveckling. Dessutom har det inte enbart negativa effekter enligt vissa. I en studie från Göteborgs universitet lyfts det fram att medarbetarna kan känna ökad frihet och arbetsglädje när de själva får välja sina it-verktyg. Detta leder i sin tur till ökad produktivitet.

Inte bara av ondo? En svensk studie visar att medarbetarna känner ökad arbetsglädje när de själva får välja sina it-verktyg.

Finns lösningar
Men ett problem är det likväl, med tanke på de ökade riskerna det medför. Dessutom kan det vara värt att tänka på att Dataskyddsförordningen nu kräver att man anmäler en säkerhetsincident till Datainspektionen inom 72 timmar.

Kommunikation är (som vanligt) nyckeln till att komma till rätta med problemet – genom att man förklarar för medarbetarna vilka säkerhetsrisker skugg-it medför. Men också att medarbetarna får redogöra för sina faktiska behov, så att dessa kan tillgodoses på ett tillfredställande sätt. För att kunna känna sig trygg fullt ut krävs det dock även att man har en fullgod säkerhetslösning och kan erbjuda anställa sanktionerade applikationer. Ett tips är till exempel via Telia App Market.

Jag kan även tipsa om att läsa Telia Company bolaget Cygates blogginlägg om hur du tar kontroll över företaget skugg-it.

/Katja

Nyfiken på molntjänster och vad de kan göra för nytta för dig och ditt företag? Vi på Telia har samlat de bästa applikationerna på ett och samma ställe, vi kallar det för Telia App Market. Här hittar du allt från Microsoft Office365 till molntjänster för enkel bokföring, säkerhet och virusskydd samt responsiva hemsidor. Läs mer om våra tjänster här.